为充分发挥基金会民主决策能力，有效体现理事会决策作用，根据上级要求，结合学校实际，特制定基金会会议及记录制度。
一、参加人员和时间
（一）出席人员：理事长、副理事长、理事、秘书长
（二）列席人员；监事、基金会人员、其他人员
（三）主持人：理事会会议由理事长或理事长委托秘书长负责召集和主持。
（四）理事会每年至少召开2次会议。
二、召开理事会会议需提前5日通知全体理事、监事。理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。
三、理事会会议的主要内容
（一）制定、修改章程；
（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；
（三）决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；
（四）决定资助有利于基金会宗旨的相关项目；
（五）年度收支预算及决算审定；
（六）制定内部管理制度；
（七）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；
（八）决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；
（九）听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；
（十）决定基金会的分立、合并或终止；
（十一）决定其他重大事项。
四、会议记录和纪要
（一）会议记录：会议必须有会议记录，会议记录工作由秘书处负责，一般二人记录。记录本设正本、草本。草本为当天会议的记录用，经过整理后抄入正本。正本书写要工整。会议记录除既定事项外，临时动议事项也要记录。正本的每一次会议记录，都要由会议召集和主持人签名。形成决议的，应当当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名。
（二）会议纪要：会议纪要内容要准确，体现会议决议。会议纪要撰写后交秘书长核稿，由理事长签发。会议纪要从开会到发出一般要求在5个工作日内完成，印发与会人员及相关部门领导。
（三）存查归档：会议记录本每年要定期交秘书处归档保存。凡印发的会议纪要连同签发底稿及议题相关材料送秘书处立卷归档。
五、本制度自理事会讨论通过之日起实施。
菏泽学院教育发展基金会
2021年11月26日
菏泽学院教育发展基金会秘书处2021年11月26日印发
